Използване на член 20 от ОРЗД за възстановяване на фирмени данни

Като предприемач в областта на бижутерията бизнесът ви се гради на взаимоотношения не само с клиентите, но и с данните, които събирате за тях, за вашите продажби, ремонти, оферти и продукти. Тази информация е жизненоважна за вземането на информирани решения и за развитието на вашия бизнес. Ако сте работили с доставчик на услуги - независимо дали става въпрос за система за продажба (POS), създател на уебсайтове или инструмент за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM) - имате право на достъп и извличане на бизнес данните си благодарение на член 20 от GDPR.

Член 20 от ОРЗД ви дава право на преносимост на данните, което означава, че можете да поискате копие от личните данни, които вашият доставчик на услуги съхранява. Това включва базата данни на клиентите ви, историята на продажбите, продуктовия каталог и всяка друга информация, свързана с бизнеса, която сте споделили с тях. По-важното е, че тези данни трябва да бъдат предоставени във формат, който е лесен за четене и експортиране в друга система.

Тук ще ви преведем през стъпките как да използвате член 20 от GDPR, за да получите бизнес данните си, като се уверите, че можете безпроблемно да ги прехвърлите на друг доставчик, ако е необходимо, или да запазите записите си за бъдеща употреба.

Когато преминавате от един доставчик на услуги към друг или ако планирате да преминете към нов софтуер като Gem Logic, е важно да вземете със себе си бизнес данните си. Ето няколко причини, поради които преносимостта на данните съгласно член 20 от GDPR е от решаващо значение:

- Поддържане на непрекъсваемостта на бизнеса: Независимо дали става въпрос за списък с контакти на клиенти, история на продажбите или продуктов каталог, достъпът до данните ви гарантира, че дейността ви ще протича безпроблемно по време на всякакви преходи.

- Гъвкавост при смяна на доставчиците: Имате свободата да избирате най-добрите инструменти за вашия бизнес, без да се страхувате, че ще бъдете "заключени" от доставчик на услуги, който съхранява вашите данни.

- Подобрено преживяване за клиентите: Запазването на историческите данни ви позволява да продължите да предоставяте персонализирани услуги въз основа на предпочитанията на клиентите и историята на покупките, дори след смяна на доставчика.

За да получите данните си от настоящия или предишния си доставчик на услуги, трябва да подадете официално искане съгласно член 20 от ОРЗД. Добрата новина е, че това е лесен процес! Просто се обърнете към вашия доставчик с учтиво и професионално искане за вашите данни, като посочите, че те трябва да бъдат предоставени в лесен за четене и експортиране формат.

Ето едно ръководство стъпка по стъпка, което ще ви помогне:

1. Идентифицирайте данните, от които се нуждаете: Помислете за видовете данни, които ще искате да експортирате - например данни за клиентите, записи за продажбите, история на ремонтите, продуктов каталог и маркетингова информация. Бъдете възможно най-конкретни.

2. Обърнете се към вашия доставчик: Използвайте примерния имейл шаблон по-долу, за да изготвите професионално искане до вашия доставчик на услуги.

3. Определете формата: Не забравяйте да поискате данните във формат, който е лесен за импортиране в друга система, например CSV или Excel. Тези формати ви позволяват лесно да отваряте и манипулирате данните или да ги импортирате в софтуер като Gem Logic.

4. Последващи действия, ако е необходимо: Ако доставчикът ви не отговори в рамките на срока, определен от GDPR (обикновено един месец), можете да проследите, за да се уверите, че той работи по искането ви.

Ето един приятелски, професионален шаблон на имейл, който можете да използвате, за да поискате данните си от доставчик на услуги:

Тема: Искане за износ на данни в съответствие с член 20 от ОРЗД

Уважаеми [Име на доставчика на услуги],

Надявам се, че това съобщение ще ви намери добре. Пиша ви, за да поискам официално копие от всички лични данни и свързана с бизнеса информация, свързани с моя акаунт, в съответствие с член 20 от ОРЗД (Преносимост на данните). Това включва, но не се ограничава до следното:

- База данни на клиентите и информация за контакт

- транзакции и история на продажбите

- Поръчки за ремонт и история

- Продуктов каталог и информация за наличностите

- Всички маркетингови или промоционални оферти, изпратени до клиентите

В съответствие с ОРЗД моля тези данни да бъдат предоставени в лесен за четене и експортиране формат, например CSV, Excel или друг често използван формат. Това ще ми позволи да прегледам и, ако е необходимо, да прехвърля данните в друга система.

Моля, потвърдете получаването на това искане и посочете приблизителен срок, в който данните ще бъдат налични. Разбирам, че GDPR позволява до един месец за изпълнение на такива искания, но ще бъда благодарен, ако данните могат да бъдат споделени възможно най-скоро.

Благодарим ви за вниманието, което обърнахте на този въпрос. Очаквам Вашия бърз отговор.

С най-добри пожелания,
[Вашето пълно име]
[Вашето фирмено име]
[Вашата информация за контакт]

Използването на член 20 от ОРЗД за искане на вашите бизнес данни е проста, но важна стъпка за осигуряване на непрекъснатост на вашия бизнес с бижута. Независимо дали сменяте доставчика на услуги или просто се нуждаете от резервно копие на записите си, упражняването на правото на преносимост на данните ви позволява да запазите контрола върху информацията си. В Gem Logic сме тук, за да подкрепим предприемачи в областта на бижутата като вас в спазването на GDPR, с лесни решения за управление на данни, вградени в нашия софтуер.

Поемете отговорност за данните си, спазвайте изискванията и поддържайте бизнеса си безпроблемно.