Το πολυτελές κοσμηματοπωλείο Juwelen Vander Avort, που βρίσκεται στην καρδιά του Leuven, άνοιξε τις πόρτες του το 1985.
Από το 2018, ο Maxime Vander Avort, ο μεγαλύτερος γιος, αναλαμβάνει σιγά-σιγά το κοσμηματοπωλείο των γονιών του, το οποίο λειτουργεί για πάνω από 35 χρόνια.

Πριν από περίπου 15 χρόνια, ο Mic και η Veronique (ή αλλιώς οι γονείς) έψαχναν έναν τρόπο να διαχειριστούν την επιχείρησή τους πιο αποτελεσματικά και να απαλλαγούν από τις χειρόγραφες πληροφορίες, τότε ήταν που βρήκαν ένα CRM που για την ώρα ήταν επαναστατικό. Το πρόβλημα όμως ήταν ότι το CRM δεν ενημερωνόταν τακτικά και δεν ήταν προσαρμοσμένο στις σημερινές προκλήσεις και στο εξελισσόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον. Το CRM ήταν ξεπερασμένο με περιορισμένες λειτουργίες που δεν συγχρονίζονταν.

Δεδομένου ότι ο Maxime ενσωμάτωσε την εταιρεία, αναζητούσε μια ενημερωμένη λύση "όλα σε ένα", κατασκευασμένη για κοσμηματοπωλεία, που θα τον βοηθούσε να αυτοματοποιήσει όλες τις διοικητικές διαδικασίες και τις διαδικασίες πωλήσεων και θα εξασφάλιζε ότι θα μπορούσε να διαχειρίζεται τα αποθέματα, την τιμολόγηση και τις υπόλοιπες λειτουργίες της επιχείρησής του, όλα σε ένα μέρος.

Η Juwelen Vander Avort χρειαζόταν ένα εργαλείο που θα επέτρεπε καλύτερες διαδικασίες και διαχείριση δεδομένων, διατηρώντας παράλληλα την ιδιαίτερα εξατομικευμένη εξυπηρέτηση της μάρκας. Ο κλάδος των κοσμημάτων είναι ιδιαίτερα ανταγωνιστικός, αποτελεί πρόκληση κατά καιρούς και γι' αυτό η Juwelen Vander Avort έχει επικεντρωθεί στην προσωπική εξυπηρέτηση με μοναδικά κοσμήματα κατά παραγγελία, με τους πελάτες να επιστρέφουν τακτικά για να καθαρίσουν και να συντηρήσουν τα ιδιαίτερα κοσμήματά τους.

<b>Προηγμένες πληροφορίες για τα στοιχεία του πελάτη</b>

Επειδή όλα τα στοιχεία των πελατών βρίσκονταν στο ξεπερασμένο λογισμικό, ήταν πιο δύσκολο και διαρκούσε περισσότερο για την οικογένεια να καταγράψει, να αναζητήσει και να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες. Καθώς όλο και περισσότεροι πελάτες επιθυμούσαν κοσμήματα κατά παραγγελία, ήταν δύσκολο να παρακολουθούν τα σκίτσα του σχεδίου, τις προθεσμίες, τις πληροφορίες των πελατών σε ένα προσβάσιμο και οργανωμένο κεντρικό μέρος.

<b>Διαχείριση αποθεμάτων υψηλής περιόδου</b>

Κατά τη διάρκεια της υψηλής σεζόν, ήταν δύσκολο να γνωρίζουμε το ακριβές απόθεμα των κοσμημάτων, καθιστώντας την εμπειρία των πελατών λιγότερο ευχάριστη και τα επίπεδα άγχους στα ύψη. Χρειαζόταν ηρεμία, γνωρίζοντας ακριβώς τι έχουν στο κατάστημα, τι έχει παραγγελθεί και τους χρόνους παράδοσης.

<b>Ανάλυση δεδομένων για τη βελτίωση της απόδοσης της επιχείρησης</b>

Προηγουμένως το παλιό λογισμικό δεν διέθετε ένα καλό σύστημα ανάλυσης. Για παράδειγμα, για την επόμενη σεζόν τι πρέπει να παραγγείλουμε περισσότερο με βάση τις πωλήσεις, τις παραγγελίες, ..." Φυσικά, μπορούσαμε να το κάνουμε χειροκίνητα, αλλά σε μεγαλύτερη κλίμακα γινόταν χρονοβόρο και ανακριβές".

<b>Εντοπισμός των επισκευών</b>

Με την πάροδο του χρόνου, το κοσμηματοπωλείο έγινε σημείο αναφοράς για τις επισκευές και τη συντήρηση κοσμημάτων, καθώς και για την επαναχρησιμοποίηση κοσμημάτων. Όλη αυτή η επιτυχία ήρθε με ένα βαρύ υλικοτεχνικό κομμάτι, καθώς το εργαστήριο επισκευών τους βρίσκεται σε άλλο σημείο της πόλης. Ως εκ τούτου, ήταν δύσκολο να παρακολουθούνται όλες οι επισκευές καθώς γίνονταν εξ ολοκλήρου με το χέρι. Για παράδειγμα, οι πελάτες τηλεφωνούσαν για να ενημερωθούν για την κατάσταση της επισκευής τους και δεν ήταν σε θέση να δώσουν ακριβή απάντηση. Στο πλαίσιο της διατήρησης της άριστης εμπειρίας των πελατών, ο Maxime έπρεπε να βρει έναν τρόπο να αυτοματοποιήσει αυτή τη διαδικασία.

Αυτές οι προκλήσεις έκαναν τον Maxime να αναζητήσει ένα πιο ισχυρό & αποδοτικό λογισμικό που να είναι προσαρμοσμένο στην επιχείρησή του και όχι το αντίθετο. Τότε ήταν που στράφηκε στην Gem Logic, καθώς χρειαζόταν να εφοδιαστεί με εργαλεία για τις καθημερινές του λειτουργίες και με την επιθυμία να αναπτύξει/επεκτείνει την οικογενειακή του επιχείρηση και να την πάει στο επόμενο επίπεδο.

Από την εφαρμογή του λογισμικού της Gem Logic, η Juwelen Vander Avort έχει δει σημαντικές βελτιώσεις στις λειτουργίες της και στη συνολική απόδοση της επιχείρησής της.

Με την εφαρμογή του λογισμικού, το κατάστημα μπόρεσε να διαχειριστεί τα δεδομένα των πελατών του πιο αποτελεσματικά, οδηγώντας σε πιο εξατομικευμένες και αποτελεσματικές υπηρεσίες. Ήταν επίσης σε θέση να παρακολουθούν τα αποθέματά τους σε πραγματικό χρόνο, μειώνοντας τα επίπεδα άγχους κατά τη διάρκεια της υψηλής περιόδου και βελτιώνοντας την εμπειρία των πελατών.
Το κατάστημα μπόρεσε να χρησιμοποιήσει τις λειτουργίες ανάλυσης και αναφοράς του λογισμικού για να αποκτήσει πληροφορίες σχετικά με την απόδοση της επιχείρησής του και να λάβει αποφάσεις βάσει δεδομένων για μελλοντικές παραγγελίες. Ήταν επίσης σε θέση να βελτιώσουν τη διαδικασία παρακολούθησης των επισκευών τους, μειώνοντας τους χρόνους αναμονής των πελατών και βελτιώνοντας τη συνολική ικανοποίηση.