GDPR:n 20 artiklan käyttäminen yritystietojesi hakemiseen

Korualan yrittäjänä liiketoimintasi perustuu suhteisiin, ei vain asiakkaisiin vaan myös heistä, myynnistäsi, korjauksista, tarjouksista ja tuotteista keräämiisi tietoihin. Nämä tiedot ovat elintärkeitä, jotta voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja kasvattaa liiketoimintaasi. Jos olet työskennellyt palveluntarjoajan kanssa - olipa kyseessä sitten POS-järjestelmä, verkkosivuston rakentaja tai CRM-työkalu - sinulla on GDPR:n 20 artiklan ansiosta oikeus päästä käsiksi yritystietoihisi ja hakea ne.

GDPR:n 20 artiklan mukaan sinulla on oikeus tietojen siirrettävyyteen, mikä tarkoittaa, että voit pyytää kopion palveluntarjoajasi hallussa olevista henkilötiedoista. Tämä sisältää asiakastietokantasi, myyntihistoriasi, tuoteluettelosi ja kaikki muut liiketoimintaan liittyvät tiedot, jotka olet jakanut palveluntarjoajan kanssa. Vielä tärkeämpää on, että nämä tiedot toimitetaan muodossa, jota on helppo lukea ja viedä toiseen järjestelmään.

Tässä käymme läpi vaiheet, miten GDPR:n 20 artiklan avulla saat yritystietosi, jolloin voit tarvittaessa siirtää ne saumattomasti toiselle palveluntarjoajalle tai säilyttää tietosi tulevaa käyttöä varten.

Kun siirryt eri palveluntarjoajien välillä tai jos suunnittelet siirtymistä uuteen ohjelmistoon, kuten Gem Logiciin, on tärkeää ottaa yritystietosi mukaan. Seuraavassa on muutamia syitä, miksi GDPR:n 20 artiklan mukainen tietojen siirrettävyys on ratkaisevan tärkeää:

- Ylläpidä liiketoiminnan jatkuvuutta: Olipa kyse sitten asiakkaiden yhteystietoluettelosta, myyntihistoriasta tai tuoteluettelosta, pääsy tietoihin takaa, että toimintasi sujuu moitteettomasti siirtymävaiheiden aikana.

- Joustavuus palveluntarjoajan vaihtamiseen: Sinulla on vapaus valita yrityksellesi parhaat työkalut ilman pelkoa siitä, että tietojasi hallussaan pitävä palveluntarjoaja "lukitsee" sinut.

- Parempi asiakaskokemus: Historiallisten tietojen säilyttämisen ansiosta voit jatkaa henkilökohtaisen palvelun tarjoamista asiakkaan mieltymysten ja ostohistorian perusteella myös palveluntarjoajan vaihtamisen jälkeen.

Saadaksesi tietosi nykyiseltä tai edelliseltä palveluntarjoajaltasi sinun on tehtävä GDPR:n 20 artiklan mukainen virallinen pyyntö. Hyvä uutinen on, että tämä on suoraviivainen prosessi! Ota vain yhteyttä palveluntarjoajaan ja pyydä kohteliaasti ja ammattimaisesti tietojasi ja täsmennä, että tiedot on toimitettava helposti luettavassa ja siirrettävässä muodossa.

Tässä on vaiheittainen opas, joka auttaa sinua eteenpäin:

1. Tunnista tarvitsemasi tiedot: Mieti, millaisia tietoja haluat viedä - esimerkiksi asiakastiedot, myyntitiedot, korjaushistoria, tuoteluettelo ja markkinointitiedot. Ole mahdollisimman tarkka.

2. Ota yhteyttä palveluntarjoajaan: Käytä alla olevaa esimerkkisähköpostimallia laatiaksesi ammattimaisen pyynnön palveluntarjoajallesi.

3. Määritä muoto: Varmista, että pyydät tiedot muodossa, joka on helppo tuoda toiseen järjestelmään, kuten CSV- tai Excel-muodossa. Näissä muodoissa voit avata ja käsitellä tietoja helposti tai tuoda ne Gem Logicin kaltaiseen ohjelmistoon.

4. Seuraa tarvittaessa: Jos palveluntarjoajasi ei vastaa GDPR:ssä määritellyssä ajassa (yleensä yksi kuukausi), voit seurata tilannetta varmistaaksesi, että palveluntarjoaja käsittelee pyyntöäsi.

Tässä on ystävällinen, ammattimainen sähköpostimalli, jolla voit pyytää tietojasi palveluntarjoajalta:

Aihe: GDPR:n 20 artiklan mukainen tietojen vientipyyntö.

Hyvä [palveluntarjoajan nimi],

Toivon, että tämä viesti löytää teidät hyvin. Kirjoitan pyytääkseni virallisesti kopiota kaikista tiliini liittyvistä henkilötiedoista ja liiketoimintaan liittyvistä tiedoista yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan (tietojen siirrettävyys) mukaisesti. Tämä sisältää muun muassa seuraavat tiedot:

- Asiakastietokanta ja yhteystiedot

- Myyntitapahtumat ja -historia

- Korjaustilaukset ja historia

- Tuoteluettelo ja varastotiedot

- Kaikki asiakkaille lähetetyt markkinointi- tai kampanjatarjoukset

GDPR:n mukaisesti pyydän ystävällisesti, että nämä tiedot toimitetaan helposti luettavassa ja siirrettävässä muodossa, kuten CSV-, Excel- tai muussa yleisesti käytetyssä muodossa. Näin voin tarkistaa ja tarvittaessa siirtää tiedot toiseen järjestelmään.

Vahvistakaa, että olette vastaanottaneet tämän pyynnön, ja ilmoittakaa arvioitu aikataulu, milloin tiedot ovat saatavilla. Ymmärrän, että tietosuoja-asetuksen mukaan tällaisten pyyntöjen täyttämiseen on aikaa enintään yksi kuukausi, mutta olisin kiitollinen, jos tiedot voitaisiin jakaa mahdollisimman pian.

Kiitos, että kiinnititte huomiota tähän asiaan. Odotan pikaista vastaustanne.

Ystävällisin terveisin,
[Koko nimenne]
[Yrityksenne nimi]
[Yhteystietonne]

GDPR:n 20 artiklan käyttäminen liiketoimintatietojen pyytämiseen on yksinkertainen mutta tärkeä askel koruliiketoimintasi jatkuvuuden varmistamiseksi. Riippumatta siitä, oletko vaihtamassa palveluntarjoajaa vai tarvitsetko vain varmuuskopion tiedoistasi, tietojen siirrettävyyttä koskevan oikeutesi käyttäminen antaa sinulle mahdollisuuden pitää tietosi hallinnassa. Me Gem Logicilla tuemme kaltaisiasi korualan yrittäjiä GDPR:n vaatimustenmukaisuuden säilyttämisessä ohjelmistomme sisäänrakennettujen helppojen tiedonhallintaratkaisujen avulla.

Ota tietosi haltuun, pysy vaatimustenmukaisena ja pidä liiketoimintasi sujuvana.