Conditions générales de ventes et d’utilisation de Gem Logic

Nous vous remercions d'avoir choisi Gem Logic, une société de logiciels en tant que service (SaaS) qui fournit une solution tout-en-un aux bijoutiers pour gérer leurs ventes, leurs stocks, leurs réparations de bijoux, leur comptabilité et leur gestion de la relation client (CRM). En accédant à notre logiciel ou en l'utilisant, vous acceptez d'être lié par les présentes conditions générales. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser notre service et notre logiciel.

Ce document a été mis à jour pour la dernière fois le 28 novembre 2023.

Introduction :

Le présent contrat est conclu entre YEOKI SRL (également dénommée "Gem Logic" ou "la Société"), un fournisseur de logiciels en tant que service (SaaS) enregistré en Belgique sous le numéro de TVA BE0779315618 et dont le siège social est situé Avenue Winston Churchill 42, 1330 Rixensart, Belgique, et le client (ci-après dénommé "le client" ou "l'utilisateur").

Les présentes conditions générales s'inscrivent dans la politique de Gem Logic d'adopter une approche totalement transparente à l'égard de ses clients.

1. Définitions :

SaaS : Modèle de distribution de logiciels commerciaux qui permet à un fournisseur tiers d'héberger des applications et de les mettre à la disposition des clients via l'internet.

GDPR : Règlement général sur la protection des données, officiellement connu sous le nom de Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

SLA : Service Level Agreement (accord de niveau de service) : Partie d'un contrat de service entre un prestataire informatique et son client qui définit le niveau de service attendu et les garanties associées.

2. Champ d'application du service :

L'objectif de ce projet est d'améliorer la qualité de l'enseignement et de la formation dans les écoles primaires et secondaires de l'enseignement supérieur.

3. Modules logiciels :

Gem Logic s'engage à fournir au client l'accès à son logiciel propriétaire de gestion d'entreprise (le cas échéant, pour la bijouterie - à adapter au cas par cas), qui comprend les modules suivants :

-Contacts
-Produits
Produits -Ventes
-Offres
-Gestion des stocks
-Logistique
-Réparations
-Confiance en l'avenir
-Certificats
-Comptabilité de base
-Fichiers
-Tâches
-Feuilles de temps
-La prospection
-Courrier électronique
-Calendrier
-Cartes cadeaux



4. Termes financiers :

4.1. Prix et redevances :

Les frais d'abonnement indiqués sur le site web de Gem Logic sont calculés hors TVA, par utilisateur et par mois.

Des frais d'installation distincts, non inclus dans les prix affichés, seront discutés et convenus avec le client en fonction de ses besoins spécifiques.

À chaque date d'anniversaire du contrat, les frais d'abonnement augmenteront de 7 %.

4.2. Facturation :

Le prix tel qu'affiché par Gem Logic sur son site web peut être payé selon deux options de facturation choisies par le client. La première option est une facture annuelle, qui sera envoyée au cours du premier mois d'utilisation, avec un délai de paiement fixé à 30 jours à compter de la date de la facture. La seconde option consiste en des factures mensuelles, envoyées à la fin de chaque mois d'utilisation, avec un délai de paiement également fixé à 30 jours.

En cas de facturation mensuelle, le montant sera calculé au prorata des jours d'utilisation, sur la base de la date effective du mois.

4.3. Retard de paiement :

En cas de non-paiement de l'abonnement, un rappel de paiement sera envoyé à l'utilisateur. Si le paiement n'est pas effectué dans les deux semaines suivant ce rappel, le compte de l'utilisateur sera suspendu jusqu'au paiement intégral de la ou des factures en souffrance.

Cela implique que le client n'aura pas accès au logiciel jusqu'à ce que la situation soit régularisée. Toute facture en souffrance porte automatiquement intérêt au taux d'intérêt légal en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales.

5. Résiliation :

Le client peut résilier son contrat à tout moment. Un mois après la résiliation, le client n'aura plus accès à sa base de données. Il est conseillé aux clients d'exporter leurs données avant l'expiration de ce délai.

Les clients qui souhaitent résilier leur contrat doivent le faire par lettre recommandée ou par courrier électronique.

Gem Logic peut également résilier le contrat à tout moment, moyennant le respect des conditions de forme énoncées au paragraphe précédent.

6. Propriété intellectuelle :

L'ensemble du logiciel, de la documentation et du contenu fournis par Gem Logic restent la propriété exclusive de Gem Logic.

Le client se voit accorder une licence non exclusive et non transférable pour l'utilisation du logiciel.

Toute nouvelle fonctionnalité ou module développé, même suggéré par le client, reste la propriété intellectuelle de Gem Logic.

7. Assistance et maintenance :

Gem Logic s'engage à fournir une assistance continue au client du lundi au samedi, de 9h00 à 18h00. L'assistance comprend le dépannage technique, les conseils sur l'utilisation du logiciel et toutes les corrections nécessaires dues à des défauts du logiciel dans un délai de réponse raisonnable.

Les clients peuvent contacter Gem Logic par WhatsApp, par courrier électronique ou par téléphone.

Gem Logic reconnaît l'importance de la stabilité du système pendant les hautes saisons pour les bijoutiers. Afin de garantir des performances optimales et d'éviter les perturbations pendant ces périodes critiques, nous mettons en place des périodes de gel du déploiement du système. Pendant ces périodes, aucune mise à jour majeure ou modification de logiciel ne sera effectuée. Bien que nous continuions à travailler sur les demandes et les améliorations pendant ces périodes, tout déploiement important sera reporté et effectué après la haute saison. Cette mesure est prise pour maintenir la stabilité et la fiabilité du système lorsque nos clients en ont le plus besoin.

La maintenance comprend les mises à jour, les améliorations ou les modifications apportées au logiciel afin de garantir son fonctionnement optimal, sa sécurité et l'intégration de nouvelles fonctionnalités.

Pendant la durée du présent contrat, Gem Logic s'engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour corriger les éventuels défauts du logiciel, sans pouvoir garantir un résultat précis. Dès la notification d'un défaut, Gem Logic s'efforcera de résoudre le problème et d'en informer le client.

8. Protection des données :

Gem Logic s'engage à respecter scrupuleusement le Règlement (UE) 2016/679 (GDPR) et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des données à caractère personnel. En tant que processeur de données, nous traitons les données personnelles fournies par nos clients, qui agissent en tant que contrôleurs de données.

Nous assurons la sécurité des données par des mesures telles que le cryptage et des sauvegardes régulières, et nous conservons les données sur des serveurs sécurisés pendant la durée de notre collaboration. Les données sont conservées jusqu'à la fin de cette période, sauf instructions contraires du client, et sont ensuite détruites ou renvoyées au client.

En cas de violation des données, Gem Logic informera le client dans les 72 heures, conformément à l'article 33 du GDPR. Des procédures sont en place pour notifier les violations aux autorités compétentes et aux personnes concernées, si nécessaire.

Pour des détails spécifiques concernant la gestion et la protection des données, veuillez vous référer au GDPR et à la loi belge susmentionnée.

9. Service d'hébergement et de cloud :

9.1. Fournisseur d'hébergement :

Le logiciel de Gem Logic est hébergé sur DigitalOcean, un fournisseur tiers d'infrastructure en nuage.

9.2. Temps de disponibilité et accord de niveau de service (SLA) :

Bien que Gem Logic mette tout en œuvre pour assurer une disponibilité maximale de son logiciel, la disponibilité du service dépend de la disponibilité de DigitalOcean. DigitalOcean propose son propre SLA, qui peut être consulté sur son site web. Gem Logic n'est pas responsable des temps d'arrêt dus à l'indisponibilité de DigitalOcean ou à tout autre problème lié au fournisseur d'hébergement.

9.3. Stockage des données et sauvegardes :

Toutes les données des clients sont stockées dans des centres de données sécurisés exploités par DigitalOcean. Bien que des sauvegardes régulières soient effectuées pour éviter la perte de données, il est conseillé aux clients de conserver leurs propres copies de données à titre de précaution supplémentaire.

En outre, toutes les données saisies dans le logiciel par le client peuvent être facilement exportées du logiciel, ce qui facilite les sauvegardes et la portabilité des données.

<b>9.4. Sécurité:</b>

DigitalOcean est responsable de la sécurité de l'infrastructure sous-jacente, y compris la sécurité physique, la sécurité du réseau et la sécurité du serveur. Gem Logic est responsable de la sécurité de son logiciel, y compris la sécurité au niveau de l'application et les contrôles d'accès des utilisateurs.

Gem Logic mettra tout en œuvre pour assurer la sécurité du logiciel, notamment par des mises à jour de sécurité régulières et une surveillance.

9.5. Performances :

La performance du logiciel de Gem Logic peut occasionnellement dépendre de facteurs liés à l'infrastructure de DigitalOcean. Bien que Gem Logic optimise son logiciel pour une efficacité maximale, ils ne peuvent pas garantir l'immunité contre les problèmes de performance causés par les serveurs ou le réseau de DigitalOcean.

9.6. Limitation de responsabilité :

Gem Logic ne peut être tenu responsable des interruptions, retards, défaillances ou dysfonctionnements du logiciel ou de la perte de données stockées résultant directement ou indirectement de circonstances indépendantes de la volonté de Gem Logic, y compris, mais sans s'y limiter, les temps d'arrêt de DigitalOcean, les pannes de réseau ou les cyber-attaques.

9.7. Notification :

En cas de temps d'arrêt prolongé connu ou de problèmes majeurs avec DigitalOcean qui pourraient affecter la performance de notre logiciel, Gem Logic s'efforcera de notifier les clients à l'avance lorsque cela est possible.

10. Maintenance et équipement informatique :

Les utilisateurs doivent s'assurer que leur matériel et leur équipement informatique sont bien entretenus, à jour, exempts de virus et non obsolètes.

10.1. Mise à disposition du matériel :

Dans le cadre du présent accord, Gem Logic peut fournir du matériel au client, y compris, mais sans s'y limiter, des imprimantes d'étiquettes ou des scanners.

10.2. Propriété :

Dès la livraison et l'installation, le matériel devient la propriété du client.

10.3. Maintenance et responsabilité :

Le client est responsable de la maintenance et de l'entretien du matériel. Tout problème ou dysfonctionnement doit être signalé à Gem Logic dans les 5 jours ouvrables suivant sa découverte.

10.4. Garantie :

Gem Logic propose d'acheter et d'installer des imprimantes et d'autres équipements nécessaires. Toutefois, Gem Logic agit en tant qu'intermédiaire dans l'achat de ce matériel, et non en tant que fabricant ou fournisseur direct. Par conséquent, toute garantie relative au matériel est fournie par le fabricant du matériel, et non par Gem Logic. Nous encourageons les clients à se référer aux conditions de garantie du fabricant pour toute réclamation ou assistance technique. Gem Logic s'engage à faciliter la communication entre le client et le fabricant pour tout problème matériel survenant pendant la période de garantie du fabricant.

11. Limitation de responsabilité :

Gem Logic n'est pas responsable des dommages indirects, accessoires, consécutifs, punitifs, spéciaux ou exemplaires, y compris la perte de profits, de clients, d'utilisation ou de données.

Gem Logic n'est pas responsable des erreurs commises par l'utilisateur lors de l'utilisation du logiciel, y compris, mais sans s'y limiter, les erreurs de saisie de données. Il incombe à l'utilisateur de vérifier et de confirmer l'exactitude de toutes les informations avant d'effectuer toute opération, telle que l'envoi de factures.

En cas de dysfonctionnement du logiciel entraînant des erreurs, il incombe à l'utilisateur de vérifier et de corriger ces erreurs avant d'entreprendre toute action.

La responsabilité de Gem Logic à l'égard du client ne peut en aucun cas dépasser un montant égal au montant total payé par le client pour les services qu'il reçoit.

Gem Logic ne peut être tenu pour responsable des retards ou défauts dans la fourniture des services et/ou la vente des équipements dus à des circonstances indépendantes de sa volonté.

12. Confidentialité :

Les deux parties s'engagent à maintenir la stricte confidentialité de toutes les informations échangées ou portées à leur connaissance au cours de la collaboration. Cette obligation reste en vigueur indéfiniment après la fin de la collaboration, sauf accord contraire des parties.

13. Formation et intégration :

Gem Logic propose une formation complète en fonction du nombre d'utilisateurs. La durée de la formation est convenue avec le client et est incluse dans les frais d'installation. Des tutoriels en ligne et des manuels de base sont fournis.

14. Temps d'arrêt et mises à jour :

Des temps d'arrêt occasionnels peuvent se produire, principalement lors des mises à jour, généralement effectuées la nuit afin de minimiser les interruptions. Les arrêts prolongés seront précédés d'un préavis de 24 heures.

15. Obligation de moyens :

Tous les engagements pris par Gem Logic doivent être compris comme des obligations de moyens et non de résultats. Cela implique que Gem Logic s'oblige à mettre tout en œuvre pour réaliser les prestations qu'elle fournit mais ne peut être tenue pour responsable en l'absence de résultat précis.

16. Renouvellement et modification des présentes conditions générales :

Le contrat est automatiquement renouvelé à chaque date anniversaire de la collaboration, entraînant le renouvellement des présentes conditions générales.

A tout moment, Gem Logic a le droit de modifier unilatéralement les présentes conditions générales. Ces conditions générales étant accessibles en permanence sur le site web de Gem Logic, le client est donc présumé les avoir acceptées en continuant à utiliser les services.

17. Règlement des litiges :

Tout litige est régi par le droit belge et relève de la compétence des tribunaux de l'arrondissement du siège social de YEOKI SRL.

Nous contacter

Si vous souhaitez nous contacter pour en savoir plus sur le présent accord ou si vous souhaitez nous contacter pour toute question y afférente, vous pouvez envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : legal@gem-logic.com.