Gem Logic - Terms and Conditions for jewelry software

Algemene verkoop- en gebruiksvoorwaarden van Gem Logic

Bedankt voor het kiezen van Gem Logic, een software as a service (SaaS) bedrijf dat een alles-in-één oplossing biedt voor juweliers om uw verkoop, inventaris, reparaties van sieraden, boekhouding en relatiebeheer (CRM) te beheren. Door onze software te openen of te gebruiken, gaat u akkoord met deze voorwaarden. Als je niet akkoord gaat met deze voorwaarden, maak dan geen gebruik van onze service en software.

Dit document is voor het laatst bijgewerkt op 28 november 2023.

Omvang van de service

Deze overeenkomst wordt gesloten tussen YEOKI SRL (ook aangeduid als "Gem Logic" of "het bedrijf"), een software-as-a-service (SaaS)-provider geregistreerd in België onder BTW-nummer BE0779315618 en met maatschappelijke zetel te Avenue Winston Churchill 42, 1330 Rixensart, België, en de klant (hierna aangeduid als "de klant" of "gebruiker").

Deze algemene voorwaarden zijn in lijn met het beleid van Gem Logic om een volledig transparante aanpak te hanteren ten opzichte van haar klanten.

1. Definities:

SaaS: Een commercieel softwaredistributiemodel waarmee een derde partij applicaties kan hosten en via internet aan klanten beschikbaar kan stellen.

GDPR: Algemene Verordening Gegevensbescherming, officieel bekend als Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

SLA: Service Level Agreement: Een onderdeel van een servicecontract tussen een IT-serviceprovider en zijn klant waarin het verwachte serviceniveau en de bijbehorende garanties worden vastgelegd.

2. Omvang van de service:

Gem Logic biedt een SaaS-platform op maat van de juwelenindustrie, waarvan de kenmerken worden beschreven in de onderstaande secties.

3. Software modules:

Gem Logic verbindt zich ertoe de klant toegang te verlenen tot haar eigen business management software (indien van toepassing, voor juwelen - van geval tot geval aan te passen), die de volgende modules omvat:

-Contacten
-Producten
-Verkoop
-Aanbiedingen
-Voorraadbeheer
-Logistiek
-Reparaties
-Trusts
-Certificaten
-Basis boekhouding
-Bestanden
-Taken
-Tijdsregistraties
-Prospectie
E-mails
-Kalender
-Cadeaubonnen

4. Financiële voorwaarden:

4.1. Prijzen en vergoedingen:

De abonnementskosten die op de Gem Logic-website worden vermeld, worden berekend exclusief btw, per gebruiker per maand.

Afzonderlijke installatiekosten, niet inbegrepen in de weergegeven prijzen, zullen worden besproken en overeengekomen met de klant op basis van hun specifieke behoeften.

Op elke contractverjaardag worden de abonnementskosten met 7% verhoogd.

4.2. Facturering:

De prijs zoals weergegeven door Gem Logic op haar website kan worden betaald volgens twee factureringsopties gekozen door de klant. De eerste optie is een jaarlijkse factuur, die wordt verzonden in de eerste maand van gebruik, met een betalingstermijn van 30 dagen vanaf de factuurdatum. De tweede optie bestaat uit maandelijkse facturen, die aan het einde van elke maand van gebruik worden verstuurd, met een betalingstermijn van ook 30 dagen.

In het geval van maandelijkse facturering wordt het bedrag evenredig verdeeld op basis van het aantal gebruikte dagen, op basis van de ingangsdatum van de maand.

4.3. Te late betaling:

Als het abonnement niet wordt betaald, wordt een betalingsherinnering naar de gebruiker gestuurd. Als de betaling niet binnen twee weken na deze herinnering is voldaan, wordt het account van de gebruiker opgeschort totdat de achterstallige factuur of facturen volledig is of zijn betaald.

Dit houdt in dat de klant geen toegang heeft tot de software totdat de situatie is geregulariseerd. Elke achterstallige factuur brengt automatisch rente op tegen de wettelijke rentevoet in geval van betalingsachterstand bij commerciële transacties.

5. Beëindiging:

Klanten kunnen hun contract op elk moment opzeggen. Een maand na beëindiging heeft de klant geen toegang meer tot zijn database. Klanten wordt geadviseerd hun gegevens te exporteren voordat deze periode afloopt.

Klanten die willen opzeggen, moeten dit per aangetekende brief of e-mail doen.

Gem Logic kan het contract ook op elk moment beëindigen, mits de formele voorwaarden uit de vorige paragraaf worden nageleefd.

6. Intellectuele eigendom:

De volledige software, documentatie en inhoud geleverd door Gem Logic blijven het exclusieve eigendom van Gem Logic.

De klant krijgt een niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie voor het gebruik van de software.

Elke nieuwe functionaliteit of module ontwikkeld, zelfs indien voorgesteld door de klant, blijft de intellectuele eigendom van Gem Logic.

7. Ondersteuning en onderhoud:

Gem Logic verbindt zich ertoe om continue bijstand te verlenen aan de klant van maandag tot zaterdag, van 9:00 AM tot 18:00 PM. Assistentie omvat het oplossen van technische problemen, advies over het gebruik van de software, en alle nodige correcties als gevolg van softwarefouten binnen een redelijke responstijd.

Klanten kunnen contact opnemen met Gem Logic via WhatsApp, e-mails en telefoongesprekken.

Gem Logic erkent het belang van systeemstabiliteit tijdens hoogseizoenen voor juweliers. Om optimale prestaties te garanderen en onderbrekingen tijdens deze kritieke perioden te voorkomen, implementeren we bevriezingsperioden voor de implementatie van het systeem. Tijdens deze periodes worden er geen grote updates of software aanpassingen gedaan. Terwijl we blijven werken aan verzoeken en verbeteringen tijdens deze periodes, wordt elke belangrijke implementatie uitgesteld en uitgevoerd na het hoogseizoen. Deze maatregel wordt genomen om de stabiliteit en betrouwbaarheid van het systeem te behouden wanneer onze klanten dat het meest nodig hebben.

Onderhoud omvat updates, verbeteringen of wijzigingen aan de software om de optimale werking, veiligheid en integratie van nieuwe functies te garanderen.

Gedurende de looptijd van deze overeenkomst, Gem Logic verbindt zich ertoe alle nodige middelen in te zetten om eventuele gebreken in de software te corrigeren, zonder in staat om een specifiek resultaat te garanderen. Na melding van een defect zal Gem Logic ernaar streven het probleem op te lossen en de klant hierover informeren.

8. Gegevensbescherming:

Gem Logic verbindt zich ertoe de Verordening (EU) 2016/679 (GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van persoonsgegevens nauwgezet na te leven. Als gegevensverwerker verwerken wij persoonsgegevens die worden verstrekt door onze klanten, die optreden als verantwoordelijken voor de verwerking.

We zorgen voor gegevensbeveiliging door maatregelen zoals encryptie en regelmatige back-ups, en we bewaren de gegevens op beveiligde servers voor de duur van onze samenwerking. De gegevens worden bewaard tot het einde van deze periode, tenzij anders aangegeven door de klant, en worden daarna vernietigd of geretourneerd aan de klant.

In het geval van een datalek zal Gem Logic de klant binnen 72 uur informeren, in overeenstemming met artikel 33 van de GDPR. Er zijn procedures van kracht om inbreuken te melden aan de relevante autoriteiten en getroffen personen, indien nodig.

Voor specifieke details met betrekking tot gegevensbeheer en -bescherming verwijzen we naar de GDPR en de eerder genoemde Belgische wet.

9. Hosting en Cloud Service:

9.1. Hostingprovider:

De software van Gem Logic wordt gehost op DigitalOcean, een aanbieder van cloudinfrastructuur van derden.

9.2. Uptime en Service Level Agreement (SLA):

Hoewel Gem Logic er alles aan doet om maximale beschikbaarheid van haar software te garanderen, is de beschikbaarheid van de service afhankelijk van de beschikbaarheid van DigitalOcean. DigitalOcean biedt haar eigen SLA, die kan worden bekeken op haar website. Gem Logic is niet verantwoordelijk voor downtime als gevolg van de onbeschikbaarheid van DigitalOcean of andere problemen met hostingproviders.

9.3. Gegevensopslag en back-ups:

Alle klantgegevens worden opgeslagen in beveiligde datacenters die worden beheerd door DigitalOcean. Hoewel er regelmatig back-ups worden gemaakt om gegevensverlies te voorkomen, wordt klanten aangeraden hun eigen gegevenskopieën te bewaren als extra voorzorgsmaatregel.

Bovendien kunnen alle gegevens die door de klant in de software zijn ingevoerd gemakkelijk uit de software worden geëxporteerd, waardoor back-ups en de overdraagbaarheid van gegevens eenvoudig zijn.

9.4. Beveiliging:

DigitalOcean is verantwoordelijk voor de beveiliging van de onderliggende infrastructuur, waaronder fysieke beveiliging, netwerkbeveiliging en serverbeveiliging. Gem Logic is verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn software, waaronder beveiliging op applicatieniveau en toegangscontroles voor gebruikers.

Gem Logic zal er alles aan doen om de software veilig te houden, met inbegrip van regelmatige beveiligingsupdates en monitoring.

9.5. Prestaties:

De prestaties van de software van Gem Logic kunnen af en toe afhankelijk zijn van factoren die verband houden met de infrastructuur van DigitalOcean. Hoewel Gem Logic haar software optimaliseert voor maximale efficiëntie, kunnen zij geen immuniteit garanderen tegen prestatieproblemen veroorzaakt door de servers of het netwerk van DigitalOcean.

9.6. Beperking van aansprakelijkheid:

Gem Logic kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor onderbrekingen, vertragingen, storingen of defecten van de software of het verlies van opgeslagen gegevens die direct of indirect het gevolg zijn van omstandigheden buiten de controle van Gem Logic, met inbegrip van maar niet beperkt tot downtime van DigitalOcean, netwerkstoringen of cyberaanvallen.

9.7. Kennisgeving:

In het geval van bekende uitgebreide downtime of grote problemen met DigitalOcean die de prestaties van onze software kunnen beïnvloeden, zal Gem Logic zich inspannen om klanten van tevoren op de hoogte te stellen indien mogelijk.

10. Onderhoud en computerapparatuur:

Gebruikers moeten ervoor zorgen dat hun hardware en computerapparatuur goed onderhouden, up-to-date, virusvrij en niet verouderd zijn.

10.1. Terbeschikkingstelling van hardware:

Als onderdeel van deze overeenkomst kan Gem Logic hardware leveren aan de klant, met inbegrip van maar niet beperkt tot labelprinters of scanners.

10.2. Eigendom:

Bij levering en installatie wordt de hardware eigendom van de klant.

10.3. Onderhoud en verantwoordelijkheid:

De klant is verantwoordelijk voor het onderhoud van de hardware. Eventuele problemen of storingen moeten binnen 5 werkdagen na ontdekking worden gemeld aan Gem Logic.

10.4. Garantie:

Gem Logic biedt aan printers en andere benodigde apparatuur aan te schaffen en te installeren. Gem Logic treedt echter op als tussenpersoon bij de aankoop van deze apparatuur, niet als fabrikant of directe leverancier. Daarom wordt elke hardwaregerelateerde garantie verstrekt door de fabrikant van de hardware, niet door Gem Logic. We raden klanten aan de garantievoorwaarden van de fabrikant te raadplegen voor eventuele claims of technische ondersteuning. Gem Logic verbindt zich ertoe de communicatie tussen de klant en de fabrikant te vergemakkelijken voor eventuele hardwareproblemen die zich voordoen tijdens de garantieperiode van de fabrikant.

11. Beperking van aansprakelijkheid:

Gem Logic is niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele schade, gevolgschade, strafschade, speciale schade of voorbeeldschade, met inbegrip van verlies van winst, klanten, gebruik of gegevens.

Gem Logic is niet verantwoordelijk voor fouten gemaakt door de gebruiker bij het gebruik van de software, met inbegrip van maar niet beperkt tot fouten bij het invoeren van gegevens. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de juistheid van alle informatie te verifiëren en te bevestigen alvorens enige handelingen uit te voeren, zoals het verzenden van facturen.

In het geval van softwarestoringen die resulteren in fouten, is het de verantwoordelijkheid van de gebruiker om deze fouten te verifiëren en te corrigeren voordat er actie wordt ondernomen.

In geen geval zal de aansprakelijkheid van Gem Logic ten opzichte van de klant een bedrag overschrijden dat gelijk is aan het totale bedrag dat door de klant is betaald voor de diensten die zij ontvangen.

Gem Logic kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor vertragingen of defecten in de dienstverlening en/of verkoop van apparatuur als gevolg van omstandigheden buiten haar controle.

12. Vertrouwelijkheid:

Beide partijen stemmen in met strikte geheimhouding van alle informatie die tijdens de samenwerking wordt uitgewisseld of te hunner kennis komt. Deze verplichting blijft van kracht voor onbepaalde tijd na het einde van de samenwerking, tenzij anders overeengekomen door de partijen.

13. Training en integratie:

Gem Logic biedt uitgebreide training op basis van het aantal gebruikers. De duur van de training wordt overeengekomen met de klant en is inbegrepen in de installatiekosten. Online tutorials en basishandleidingen worden verstrekt.

14. Downtime en updates:

Incidentele downtime kan voorkomen, voornamelijk tijdens updates, die meestal 's nachts worden uitgevoerd om onderbrekingen tot een minimum te beperken. Langere downtime wordt voorafgegaan door een kennisgeving van 24 uur.

15. Inspanningsverplichting:

Alle toezeggingen van Gem Logic moeten worden opgevat als middelenverbintenissen en niet als resultaatverbintenissen. Dit houdt in dat Gem Logic verplicht is om alles in het werk te stellen om de diensten die zij levert te bereiken, maar niet verantwoordelijk kan worden gehouden bij het ontbreken van een specifiek resultaat.

16. Verlenging en wijziging van deze algemene voorwaarden:

Het contract wordt automatisch verlengd op elke verjaardatum van de samenwerking, wat resulteert in de verlenging van deze algemene voorwaarden.

Gem Logic heeft te allen tijde het recht om deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Aangezien deze algemene voorwaarden voortdurend toegankelijk zijn op de website van Gem Logic, wordt de klant verondersteld ze te hebben aanvaard door verder gebruik te maken van de diensten.

17. Geschillenbeslechting:

Elk geschil wordt beheerst door het Belgisch recht en valt onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement van de maatschappelijke zetel van YEOKI SRL.

Contact met ons opnemen

Als u contact met ons wilt opnemen om meer te weten te komen over deze Overeenkomst of als u contact met ons wilt opnemen over een kwestie die hiermee verband houdt, kunt u een e-mail sturen naar legal@gem-logic.com.

Weet je zeker dat je het formulier wilt verlaten?