Utilizar o artigo 20º do RGPD para recuperar os seus dados comerciais

Como empresário do sector da joalharia, o seu negócio baseia-se em relações, não só com os seus clientes, mas também com os dados que recolhe sobre eles, as suas vendas, reparações, ofertas e produtos. Esta informação é vital para tomar decisões informadas e fazer crescer o seu negócio. Se trabalhou com um prestador de serviços - quer se trate de um sistema de ponto de venda (POS), de um criador de sítios Web ou de uma ferramenta de gestão da relação com o cliente (CRM) - tem o direito de aceder e recuperar os seus dados comerciais, graças ao artigo 20.

O artigo 20º do RGPD dá-lhe o direito à portabilidade dos dados, o que significa que pode solicitar uma cópia dos dados pessoais que o seu fornecedor de serviços detém. Isto inclui a base de dados de clientes, o histórico de vendas, o catálogo de produtos e qualquer outra informação relacionada com a empresa que tenha partilhado com eles. Mais importante ainda, estes dados devem ser entregues num formato que seja fácil de ler e exportar para outro sistema.

Aqui, vamos guiá-lo através dos passos de como utilizar o Artigo 20 do RGPD para obter os seus dados comerciais, garantindo que pode transferi-los sem problemas para outro fornecedor, se necessário, ou manter os seus registos para utilização futura.

Ao fazer a transição entre diferentes fornecedores de serviços ou se estiver a planear mudar para um novo software como o Gem Logic, é importante levar consigo os dados da sua empresa. Eis algumas razões pelas quais a portabilidade de dados ao abrigo do artigo 20º do RGPD é crucial:

- Manter a continuidade do negócio: Quer se trate da lista de contactos de clientes, do histórico de vendas ou do catálogo de produtos, o acesso aos seus dados garante que as suas operações decorram sem problemas durante quaisquer transições.

- Flexibilidade para mudar de fornecedor: Tem a liberdade de escolher as melhores ferramentas para o seu negócio sem o receio de ficar "preso" a um fornecedor de serviços que detém os seus dados.

- Melhoria da experiência do cliente: A retenção de dados históricos permite-lhe continuar a prestar um serviço personalizado, com base nas preferências do cliente e no histórico de compras, mesmo depois de mudar de fornecedor.

Para obter os seus dados do seu prestador de serviços atual ou anterior, tem de fazer um pedido formal ao abrigo do artigo 20º do RGPD. A boa notícia é que este é um processo simples! Basta contactar o seu fornecedor com um pedido educado e profissional para obter os seus dados, especificando que devem ser fornecidos num formato fácil de ler e exportar.

Aqui está um guia passo a passo para o ajudar:

1. Identifique os dados de que necessita: Pense nos tipos de dados que pretende exportar - tais como detalhes de clientes, registos de vendas, histórico de reparações, catálogo de produtos e informações de marketing. Seja o mais específico possível.

2) Contacte o seu fornecedor: Utilize o modelo de correio eletrónico abaixo para elaborar um pedido profissional ao seu fornecedor de serviços.

3. especifique o formato: Certifique-se de que solicita os dados num formato que seja fácil de importar para outro sistema, como CSV ou Excel. Estes formatos permitem-lhe abrir e manipular facilmente os dados ou importá-los para um software como o Gem Logic.

4) Acompanhamento, se necessário: Se o seu fornecedor não responder dentro do prazo especificado pelo RGPD (normalmente um mês), pode fazer um acompanhamento para garantir que estão a trabalhar no seu pedido.

Eis um modelo de correio eletrónico amigável e profissional que pode utilizar para solicitar os seus dados a um fornecedor de serviços:

Assunto: Pedido de exportação de dados em conformidade com o artigo 20.º do RGPD

Caro [nome do prestador de serviços],

Espero que esta mensagem vos encontre bem. Estou a escrever para solicitar formalmente uma cópia de todos os dados pessoais e informações relacionadas com o negócio associadas à minha conta, de acordo com o Artigo 20 do RGPD (Portabilidade de dados). Isto inclui, mas não se limita a, o seguinte:

- Base de dados de clientes e informações de contacto

- Transacções e histórico de vendas

- Histórico e encomendas de reparação

- Catálogo de produtos e informações sobre stocks

- Quaisquer ofertas de marketing ou promocionais enviadas aos clientes

Em conformidade com o RGPD, solicito que estes dados sejam fornecidos num formato fácil de ler e exportar, como CSV, Excel ou qualquer outro formato habitualmente utilizado. Isto permitir-me-á rever e, se necessário, transferir os dados para outro sistema.

Confirme a receção deste pedido e forneça uma estimativa de quando os dados estarão disponíveis. Compreendo que o RGPD permite um prazo máximo de um mês para satisfazer estes pedidos, mas agradecia que os dados fossem partilhados o mais rapidamente possível.

Obrigado pela vossa atenção a este assunto. Aguardo com expetativa a vossa pronta resposta.

Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome completo]
[Nome da sua empresa]
[Dados de contacto]

Utilizar o artigo 20 do RGPD para solicitar os dados da sua empresa é um passo simples, mas importante, para garantir a continuidade do seu negócio de joalharia. Quer esteja a mudar de fornecedor de serviços ou precise apenas de uma cópia de segurança dos seus registos, o exercício do seu direito à portabilidade dos dados permite-lhe manter o controlo das suas informações. Na Gem Logic, estamos aqui para apoiar empresários de joalharia como você a manterem-se em conformidade com o GDPR, com soluções fáceis de gestão de dados integradas no nosso software.

Assuma o controlo dos seus dados, mantenha-se em conformidade e mantenha o seu negócio a funcionar sem problemas.