Uporaba 20. člena GDPR za pridobitev poslovnih podatkov

Kot podjetnik, ki se ukvarja z nakitom, svoje poslovanje gradite na odnosih, ne le s strankami, temveč tudi na podatkih, ki jih zbirate o njih, prodaji, popravilih, ponudbah in izdelkih. Ti podatki so ključni za sprejemanje premišljenih odločitev in rast vašega podjetja. Če ste sodelovali s ponudnikom storitev - ne glede na to, ali gre za sistem prodajnih mest (POS), izdelovalca spletnih strani ali orodje za upravljanje odnosov s strankami (CRM) - imate po zaslugi člena 20 uredbe GDPR pravico do dostopa do svojih poslovnih podatkov in njihovega pridobivanja.

Člen 20 GDPR vam daje pravico do prenosljivosti podatkov, kar pomeni, da lahko zahtevate kopijo osebnih podatkov, ki jih hrani vaš ponudnik storitev. To vključuje vašo zbirko podatkov o strankah, zgodovino prodaje, katalog izdelkov in vse druge podatke, povezane s poslovanjem, ki ste jih delili z njim. Še pomembneje je, da morajo biti ti podatki dostavljeni v obliki, ki je enostavna za branje in izvoz v drug sistem.

Tu vas bomo popeljali skozi korake uporabe 20. člena GDPR za pridobitev vaših poslovnih podatkov in zagotovili, da jih lahko po potrebi nemoteno prenesete k drugemu ponudniku ali ohranite svoje zapise za prihodnjo uporabo.

Pri prehodu med različnimi ponudniki storitev ali če nameravate preiti na novo programsko opremo, kot je Gem Logic, je pomembno, da svoje poslovne podatke vzamete s seboj. Tukaj je nekaj razlogov, zakaj je prenosljivost podatkov v skladu s členom 20 GDPR ključnega pomena:

- Ohranjanje neprekinjenega poslovanja: Dostop do podatkov zagotavlja nemoteno poslovanje med vsemi prehodi, ne glede na to, ali gre za seznam stikov s strankami, zgodovino prodaje ali katalog izdelkov.

- Prilagodljivost pri zamenjavi ponudnika: Pri tem lahko svobodno izberete najboljša orodja za svoje podjetje, ne da bi se bali, da vas bo ponudnik storitev, ki hrani vaše podatke, "zaklenil".

- Izboljšana izkušnja strank: Ohranitev preteklih podatkov vam omogoča, da tudi po zamenjavi ponudnika še naprej zagotavljate prilagojene storitve, ki temeljijo na željah strank in zgodovini nakupov.

Če želite pridobiti svoje podatke od trenutnega ali prejšnjega ponudnika storitev, morate vložiti uradno zahtevo v skladu s členom 20 GDPR. Dobra novica je, da je to enostaven postopek! Preprosto se obrnite na ponudnika z vljudno in strokovno zahtevo po vaših podatkih, pri čemer navedite, da jih je treba zagotoviti v lahko berljivi in izvozni obliki.

Tu je vodnik po korakih, ki vam bo v pomoč:

1. Določite podatke, ki jih potrebujete: Razmislite o vrstah podatkov, ki jih boste želeli izvoziti, kot so podatki o strankah, prodajni zapisi, zgodovina popravil, katalog izdelkov in informacije o trženju. Bodite čim bolj natančni.

2. Obrnite se na ponudnika: Uporabite spodnjo predlogo vzorca elektronskega sporočila, da pripravite strokovno zahtevo za svojega ponudnika storitev.

3. Določite obliko: Poskrbite, da boste podatke zahtevali v obliki, ki jo je enostavno uvoziti v drug sistem, na primer CSV ali Excel. Ti formati omogočajo enostavno odpiranje in manipulacijo podatkov ali uvoz v programsko opremo, kot je Gem Logic.

4. Po potrebi spremljajte nadaljnje ukrepe: Če se ponudnik ne odzove v roku, ki ga določa uredba GDPR (običajno en mesec), mu lahko sledite in se prepričate, da dela na vaši zahtevi.

Tukaj je prijazna, profesionalna e-poštna predloga, ki jo lahko uporabite, če želite od ponudnika storitev zahtevati svoje podatke:

Predmet: V tem primeru je treba predložiti zahtevek, ki se nanaša na storitev, ki jo je ponudil ponudnik: Zahtevek za izvoz podatkov v skladu s členom 20 Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR)

Spoštovani [ime ponudnika storitev],

upam, da vas bo to sporočilo dobro našlo. V skladu s členom 20 Splošne uredbe o varstvu podatkov (prenosljivost podatkov) uradno zahtevam kopijo vseh osebnih podatkov in poslovnih informacij, povezanih z mojim računom. To med drugim vključuje naslednje:

- Podatkovna baza strank in kontaktni podatki

- prodajne transakcije in zgodovina

- naročila in zgodovina popravil

- Katalog izdelkov in informacije o zalogah

- vse trženjske ali promocijske ponudbe, poslane strankam

V skladu z uredbo GDPR vas prosim, da te podatke posredujete v lahko berljivi in izvozni obliki, kot so CSV, Excel ali katera koli druga splošno uporabljena oblika. To mi bo omogočilo pregled in po potrebi prenos podatkov v drug sistem.

Prosimo, da potrdite prejem te zahteve in navedete predviden časovni okvir, kdaj bodo podatki na voljo. Razumem, da GDPR za izpolnitev takšnih zahtevkov dovoljuje do enega meseca, vendar bi bil hvaležen, če bi bili podatki na voljo čim prej.

Zahvaljujemo se vam za pozornost, ki ste jo namenili tej zadevi. Veselim se vašega hitrega odgovora.

Lep pozdrav,
[Vaše polno ime]
[Vaše ime podjetja]
[Vaši kontaktni podatki]

Uporaba 20. člena GDPR za zahtevo po vaših poslovnih podatkih je preprost, a pomemben korak za zagotovitev kontinuitete vašega podjetja za nakit. Ne glede na to, ali menjate ponudnika storitev ali pa potrebujete le varnostno kopijo svojih zapisov, vam uveljavljanje pravice do prenosljivosti podatkov omogoča, da ohranite nadzor nad svojimi informacijami. V podjetju Gem Logic smo tu, da z enostavnimi rešitvami za upravljanje podatkov, ki so vgrajene v našo programsko opremo, pomagamo podjetnikom, ki se ukvarjajo z nakitom, kot ste vi, da ostanejo skladni z uredbo GDPR.

Prevzemite nadzor nad svojimi podatki, ostanite skladni s predpisi in poskrbite za nemoteno poslovanje.