使用 GDPR 第 20 條找回您的商業資料

身為珠寶企業家，您的業務是建立在人際關係上，不僅是與客戶的關係，還有您所收集的客戶資料、銷售、維修、優惠和產品。這些資訊對於做出明智的決策和發展您的業務至關重要。如果您曾與服務供應商合作，無論是銷售點 (POS) 系統、網站建置或客戶關係管理 (CRM) 工具，您都有權存取您的業務資料，這要歸功於 GDPR 第 20 條。

GDPR 第 20 條賦予您資料可攜性的權利，這表示您可以要求取得服務供應商所持有的個人資料副本。這包括您的客戶資料庫、銷售歷史、產品目錄，以及您與他們分享的任何其他業務相關資訊。更重要的是，這些資料應該以容易閱讀和匯出到其他系統的格式交付。

在此，我們將教您如何使用 GDPR 第 20 條的步驟來取得您的企業資料，確保您可以在需要時將資料無縫轉移給其他供應商，或保留您的記錄以供日後使用。

當您在不同的服務供應商之間轉換時，或者如果您打算轉換到新的軟體，例如 Gem Logic，將您的業務資料帶走是非常重要的。以下是 GDPR 第 20 條規定的資料可攜性至關重要的幾個原因：

- 維持業務連續性：無論是您的客戶聯絡清單、銷售歷史或產品目錄，只要能存取您的資料，就能確保您的營運在任何轉型期間都能順利運作。

- 彈性轉換供應商：您可以自由選擇最適合您業務的工具，而不必擔心被持有您資料的服務供應商「鎖住」。

- 強化客戶體驗：保留歷史資料可讓您根據客戶偏好和購買記錄，繼續提供個人化服務，即使在轉換供應商之後也是如此。

若要從目前或之前的服務供應商取得您的資料，您需要根據 GDPR 第 20 條提出正式請求。好消息是，這是一個簡單直接的過程！您只需與您的服務提供商聯絡，以禮貌、專業的方式要求提供您的資料，並註明資料應以易於閱讀且可匯出的格式提供。

以下是一步一步的指南，助您一臂之力：

1. 識別您需要的資料：思考您想要匯出的資料類型，例如客戶詳細資料、銷售記錄、維修歷史、產品目錄及行銷資訊。盡可能具體。

2. 聯絡您的供應商：使用下面的電子郵件範本，向您的服務供應商提出專業的要求。

3.指定格式：請確保以 CSV 或 Excel 等容易匯入其他系統的格式要求資料。這些格式可讓您輕鬆開啟和處理資料，或將資料匯入 Gem Logic 等軟體。

4.必要時跟進：如果您的提供商未在 GDPR 規定的時間內 (通常是一個月) 回覆，您可以跟進以確保他們正在處理您的要求。

以下是友善、專業的電子郵件範本，您可以用來向服務供應商索取您的資料：

主旨：依照 GDPR 第 20 條要求資料匯出

親愛的 [服務提供者名稱]、

希望這封訊息能為您帶來好處。根據 GDPR 第 20 條 (資料可攜性)，我寫此信正式要求一份與我帳戶相關的所有個人資料和業務相關資訊的副本。這包括但不限於下列內容：

- 客戶資料庫和聯絡資訊

- 銷售交易和歷史

- 維修訂單及歷史記錄

- 產品目錄和庫存資訊

- 發送給客戶的任何行銷或促銷優惠

為遵守 GDPR，我懇請您以易於閱讀和匯出的格式提供這些資料，例如 CSV、Excel 或任何其他常用格式。這將允許我檢閱，並在必要時將資料轉移到另一個系統。

請確認收到此請求，並提供資料可供使用的預計時間表。我知道 GDPR 允許最多一個月的時間來滿足此類請求，但如果能盡快分享資料，我將不勝感激。

感謝您對此事的關注。期待您的迅速回覆。

最誠摯的問候
[您的全名］
[您的公司名稱］
[您的聯絡資訊］

使用 GDPR 第 20 條申請您的業務資料，是確保珠寶業務延續性的一個簡單但重要的步驟。無論您是要轉換服務供應商，還是只需要備份記錄，行使資料可攜性的權利都能讓您隨時掌控自己的資訊。在 Gem Logic，我們的軟體內建了簡易的資料管理解決方案，可協助您這樣的珠寶企業家遵守 GDPR。

掌控您的資料，保持合規，讓您的業務運作順暢。